Biasanyaa perusahaan pasti akan berusaha bekerja dengan teliti dan secermat mungkin sehingga semuanya selesai dengan baik dan sempurna. Namun dalam prakteknya saat pengiriman barang kepada pemesan dilakukan kadang tak dapat dihindari adanya kesalahan, kekurangan kerusakan dalam pengepakan atau keterlambatan pengiriman.
Sehubungan dengan hal ini, pembeli/ pemesan dapat mengajukan surat pengaduan atau surat klaim.
Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.
Mengadu tidaklah harus diasosiasikan dengan hal yang negatif. Dalam berbisnis, kita justru harus rajin mengadu, untuk memperjelas duduk perkara, dan membuat hubungan bisnis lebih terbuka. Tapi mengadu atau menuntut dalam bisnis ada aturannya, yaitu dengan
menggunakan surat aduan ataupun surat tuntutan secara resmi. Sehingga semua keluhan tercatat dengan rapi, dan bisa ditanggapi dengan rapi pula.
Berikut Contoh Surat Pengaduan
Barang
SURAT PENGADUAN BARANG
PT. Global Sarana
Jl. Sudirman No. 125 Semarang Tlp.024.678143
Nomor : XXI/Srt-Klaim/PD/VII/2013 9Februari 2013
Lamp. : -
Hal : Klaim
Kepada Yth. :
PT. ANUGRAH JAYA MANDIRI
JL. Adiwarman No 12
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa ada beberapa barang pesanan kami
yang kami terima dalam kondisi rusak. Berikut ini adalah daftar barang yang rusak beserta keterangan kerusakannya :
No Deskripsi Jml No. Surat Jalan Keterangan
1. Meja Makan Persegi Ukuran 180x180x75 cm 1 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Ada 4 slat kayu yang lepas tanpa tapping screws
2. Tempat Koran dan Majalah 3 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Kain Kanvas sobek dan galvanise luntur
3. Meja Telepon 2 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Bagian kaki retak dan sambungan dengan table top lepas
4. TV Cabinet 1 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Kaca retak sepanjang 30 cm dan handle tidak sesuai pesanan
Kami telah mengirimkan beberapa foto melalui email yang memperlihatkan kondisi barang yang rusak. Mohon untuk di follow up mengingat sudah dekatnya jadwal stuffing.
Demikian Surat Klaim ini kami buat dengan harapan adanya perbaikan kualitas barang serta keamanan sistem packing sehingga kedepannya tidak terjadi masalah yang sama.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
PT. Global Sarana
(…………………..)
Sumber:
>>http://contoh-surat.net/contoh-surat-pengaduan-barang
>>http://carapedia.com/surat_pengaduan_kerusakan_barang_info654.html
